Sekretariat

Informacje
adres: Świerzno, ul. Długa 8
telefon: (91) 38 - 327 - 93
fax: (91) 38 - 327 - 23
godziny pracy: od 7:30 do 15:30
e-mail: ug@swierzno.pl

Zakres czynności:

I. Do zadań sekretariatu (SK) należy obsługa organizacyjna Wójta, Zastępcy Wójta, Sekretarza Gminy oraz spraw kancelaryjnych, a w szczególności:

1) prowadzenie i zapewnienie sprawnej obsługi sekretariatu Wójta i Zastępcy Wójta,

2) obsługa organizacyjno-techniczna przyjęć interesantów Wójta, Zastępcy oraz Sekretarza, w tym obsługa rozmów telefonicznych,

3) prowadzenie kalendarza, ustalanie terminów spotkań,obsługa narad i spotkań Wójta, Zastępcy,

4) prowadzenie spraw związanych ze zlecaniem wyjazdów służbowych dla Wójta,Zastępcy, Sekretarza, Skarbnika oraz dla pracowników, w tym prowadzenie wykazu delegacji służbowych,

5) zamawianie pieczęci, prowadzenie ich rejestru oraz nadzór nad ich przechowywaniem,

6) prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej i wychodzącej z Urzędu Gminy, w tym obsługa skrzynki E-PUAP, E DORĘCZENIA, poczty elektronicznej urzędu,

7) Wprowadzanie dokumentów elektronicznych przesłanych pocztą elektroniczną do Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów

8) ewidencjonowanie i przygotowywanie korespondencji urzędowej do wysyłki oraz dostarczenie korespondencji do placówki pocztowej,

9) prowadzenie rejestru Zarządzeń Wójta, upoważnień,

10) prowadzenie rejestru dokumentów podanych do publicznej wiadomości poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń (licytacje komornicze),

11) prowadzenie rejestru instytucji kultury, rejestru jednostek organizacyjnych, jednostek pomocniczych i ich statutów i regulaminów organizacyjnych,

12) prowadzenie rejestru udzielonych na wniosek informacji publicznych,

13) prowadzenie rejestru skarg i wniosków, petycji wpływających do Urzędu i koordynowanie terminowego ich rozpatrzenia,

14) nadzór nad kluczami do gminnych pomieszczeń będących w bezpośrednim nadzorze Urzędu,

15) zamawianie i zaopatrywanie Urzędu w niezbędne materiały biurowe,

16) sporządzanie list wynagrodzenia ryczałtowego dla sołtysów,

17) prowadzenie spraw w zakresie opłat abonamentowych radioodbiorników i telewizorów w Urzędzie i świetlicach wiejskich,

18) archiwizacja dokumentów w zakresie stanowiska pracy,

19) usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy.